Все под контролем: как выстроить управляемую баинговую команду с помощью Agile и CRM

Хаос в медиабаинговой команде — это когда задачи скопом раскиданы по чатам в Telegram, все завязано на личной ответственности и никто ничего не успевает отслеживать. В итоге получаем постоянные срывы дедлайнов; неудачные решения, принятые на ходу и в последний момент; регулярные сливы бюджета без анализа затрат. Если сотрудников не так много, все кое-как, но работает, но для крупных компаний это буквально приговор — из-за отсутствия систематизированного менеджмента они теряют деньги, время и репутацию.

Разбираемся, какие инструменты и подходы помогают навести порядок в задачах и организовать работу так, чтобы команда сама увидела в этом пользу. Понять на практике, как работает эффективная организация внутренних процессов в медиабаинге, нам помогла Анастасия, операционный менеджер Roi Media.

Зачем выстраивать процессы в баинге

В арбитраже трафика важна скорость работы. Слишком долго готовились к запуску РК — отдали трафик конкурентам; затянули с анализом или не отключили вовремя связку — слили бюджет. Именно поэтому здесь так важны процессы. Они помогают работать быстрее, минимизируя риск ошибок. Ниже — базовые шаги по внедрению организованной системы управления.

• Внедрение недельных циклов с четкими целями. В начале недели команда фиксирует 2–3 ключевых цели. Все задачи, которые не ведут к этим целям, откладывают и пересматривают позже.

• Система ролей и зон ответственности. Каждый участник команды должен понимать, за что он отвечает и какие решения может принимать самостоятельно.

• Визуализация прогресса. Внедрение онлайн-досок с понятной структурой — там отображаются в том числе цели, средства для их достижения и статус выполнения задач.

• Ежедневная отчетность. Обеспечивает прозрачность процессов, повышает ответственность участников, позволяет оперативно выявлять и решать проблемы. Это помогает команде двигаться синхронно, быстрее принимать решения и достигать общих целей.

Частое явление среди молодых и небольших арбитражных команд — когда вся коммуникация сводится к чатам в Telegram. Решение удобное на старте, но крайне неэффективное в долгосрочной перспективе. Мессенджер не предназначен для системной работы: задачи тонут в бесконечном потоке сообщений, теряются дедлайны, путаница в ответственных приводит к сбоям в коммуникации и провалам в сроках. Отсутствие структурированного подхода превращает командную работу в сплошную импровизацию. 

Именно поэтому большинство крупных и стабильных компаний на рынке давно перешли на специализированные трекеры — инструменты, которые помогают упорядочить работу и создать прозрачную, управляемую среду.

Что такое Agile и как его применить в баинге

Agile — это не какая-то конкретная система, а общий подход к работе. Суть в том, чтобы делать задачи итерациями, быстро выявлять слабые места в процессах и оперативно адаптироваться под изменения. Концепция родом из IT, но эффективно работает и в медиабаинге. Ниже разберем три принципа в построении внутреннего менеджмента, которые можно «приземлить» на работу арбитражной команды.

• Scrum — работа по циклам. Команда собирается и решает, что будет делать в ближайшие неделю или месяц, после чего распределяет задачи между ответственными. Каждый день короткий созвон: кто что сделал, что планирует, какие есть проблемы и вопросы. В конце недели общий колл с подведением итогов — обсуждаем, что получилось за отведенный отрезок времени, а что нет.

• Kanban — доска задач. Это метод, где вы каждую задачу раскладываете по этапам, например: «Нужно сделать», «В процессе», «Готово». Все это должно быть зафиксировано на доске — для этого есть отдельные онлайн-инструменты, о которых подробнее поговорим дальше. Kanban очень удобно использовать в баинге — например, чтобы разбить процесс запуска РК на отдельные этапы: «Создать креативы», «Настроить кабинет», «Запустить кампанию», «Проанализировать запуск». Вся система задач представлена цепочкой карточек. Если возникает проблема, сразу видно, на каком этапе все застопорилось.

• Lean — делать только то, что приносит результат. Это не отдельная методология, а дополнительный подход, при котором вы убираете лишнее и оставляете только то, что ведет вас к главной цели. В баинге — это автоматизация отчетов, отказ от бессмысленных созвонов, создание и тестирование трех разных креативов вместо 15 похожих. Lean полезен, когда процессы в команде более-менее налажены, но слишком много времени уходит вникуда. 

Для небольших команд оптимальный вариант — Kanban. Здесь все понятно и прозрачно: вы создаете доску и переносите туда свои задачи. Для более крупных команд подойдет Scrum. С его помощью удобно приоритизировать задачи, отслеживать прогресс и делать выводы по итогам каждой недели. Lean можно использовать во всех случаях, чтобы регулярно убирать ненужные задачи, каждый раз задавая себе вопрос: «Зачем мы это делаем?». 

Эффективнее всего комбинировать подходы: например, вести задачи в Kanban и еженедельно подводить итоги по Scrum. Важно не название метода, а то, что команда понимает, как и зачем это работает.

Удобные трекеры задач для реализации Agile

Чтобы Agile работал, нужна единая система, где все можно зафиксировать и отследить. Один из базовых инструментов для этих целей — трекер задач.

• Trello — самый простой сервис для работы по Kanban-системе. Каждая задача — это карточка, которую можно перетаскивать между колонками: из «To do» в «Progress», затем в «Done». При этом количество колонок практически не ограничено, поэтому вы можете кастомизировать доску под свои процессы.

• Notion — гибкий инструмент с задачами, базами знаний, чек-листами. Он сложнее, чем Trello, но здесь в одном окне можно держать всю информацию по проектам. Подойдет, если к задачам часто прикрепляют ссылки, документы, таблицы, и все это хочется собрать в одном месте.

• Asana. Удобный сервис для тех, кому нужно структурировать процессы, отслеживать статусы задач и дедлайны без заморочек с кастомными настройками.

Зачем байерам нужна CRM-система и как выбрать подходящий сервис

Когда вся информация разбросана по Excel-файлам и чатам, даже простая задача — найти контакты вебмастера или ставки по офферу — превращается в лишнюю трату времени. CRM-система (Customer Relationship Management) позволяет не просто собрать, но и удобно систематизировать все ключевые данные — контакты, условия, результаты запусков. Это избавляет от необходимости «копаться в чатах» — нужную информацию можно найти за секунды.

Система позволяет точно отслеживать, откуда заливался трафик, на каких условиях и с какими результатами. Видно, какие кампании показали высокий ROI, какие — провалились, и на основе этих данных можно масштабировать только то, что действительно работает.  CRM также показывает, кто из вебмастеров активен, на какие офферы идет трафик, в каких объемах и на какую сумму — это сильно облегчает жизнь тимлиду. По каждой связке сохраняются расходы, количество лидов, аппрувы и финальный ROI. 

Автоматизация — еще один важный элемент. CRM сама рассылает напоминания, формирует отчеты и сигнализирует, если, например, бюджет кампании близок к нулю. Это экономит ресурсы команды и исключает человеческий фактор. Когда новые сотрудники подключаются к работе, им не нужно собирать данные по крупицам из чатов или вручную сверять таблицы — все уже есть в системе. 

Конечно, CRM — это не волшебная палочка, и никто не отменяет качественной вовлеченности сотрудников во все процессы. Но это тот инструмент, который помогает систематизировать и автоматизировать работу, что особенно важно, если вы планируете масштабироваться.

Критерии выбора CRM-системы для баинга

• Простота в использовании. Небольшим командам лучше выбирать простые платформы с минимальным набором инструментов и понятным интерфейсом. 
• Гибкость. Для баинговых тим подходят CRM, которые легко адаптировать под специфические рабочие процессы, характерные конкретно для работы с трафиком — с кастомными полями и дашбордами.
• Интеграции. Обязательна поддержка трекеров, интеграция с рекламными платформами, мессенджерами и инструментами автоматизации. Чем шире возможности — тем меньше работы вручную.
• Автоматизация. CRM-система должна уметь отправлять уведомления, формировать отчеты и напоминания без участия человека. Это сильно экономит время.
• Рост и масштаб. Важно, чтобы платформа могла расти вместе с бизнесом — поддерживала быстрое добавление новых пользователей и запусков.

Популярные CRM

• Hubspot. Один из самых доступных вариантов с бесплатной версией для небольших команд. Простой интерфейс, интеграция с Google Ads и Slack. Подходит для старта — можно формировать удобные базы данных и отчеты.

• Pipedrive. Создана для управления сделками, но систему легко настроить в том числе под медиабаинг. Поддерживает пользовательские поля и интеграцию с трекерами. Интерфейс простой, есть мобильная версия. Из минусов — нет бесплатного тарифа и слабые инструменты аналитики. Удобна для отслеживания статуса запусков.

• Zoho CRM. Подходит для больших команд. Поддерживает интеграцию с трекерами и рекламными платформами. Новичкам может показаться сложной из-за большого количестве внутренних инструментов и настроек. 

• ClickUp. Решение с функциями таск-трекера. Есть довольно мощная бесплатная версия с гибкими настройками полей, статусов. Интегрируется с трекерами и мессенджерами.

Как упорядочить работу в команде

Среди большого разнообразия досок, трекеров и CRM каждая команда легко найдет подходящее для себя решение. Но есть другая задача со звездочкой — заставить команду использовать все эти инструменты не по принуждению или для отчетности, а для собственного удобства, причем каждый день. 

Привычка — дело трудноискоренимое. Если сотрудники уже привыкли писать задачи в личку, терять ссылки в чатах и держать всю информацию в голове, новый инструмент может остаться невостребованным, и через неделю все вернется к привычному беспорядку. Чтобы этого не случилось, организовывать процессы в команде нужно постепенно, начиная с малого — простой доски задач. Важна понятная логика — что нужно сделать, что в процессе, а что уже сделано.

Не нужно грузить людей всеми возможностями инструментов сразу. Необходимо объяснить и показать на практике, какую пользу они приносят. Если в команде поймут, насколько это упрощает работу, экономит время и помогает не забыть важное — система начнет работать.

Если лид сам использует новые инструменты, фиксирует в них информацию, создает карточки задач, то есть демонстрирует все на своем примере — команда потянется за ним. Также важно регулярно пересматривать процессы; собирать обратную связь от команды; проверять, все ли работает и не превратилась ли доска в склад забытых задач. Планомерный, но настойчивый подход к внедрению системы — ключ к успеху.

Вывод

Выстроенные процессы в баинге — фундамент для роста профита, скорости и качества работы команды. Agile-подход, интеграция трекеров и CRM-системы делают работу четкой и структурированной, где у каждой задачи определен исполнитель, срок и результат. Люди в команде понимают, что и зачем делают, в то время как тимлид видит прогресс по всем проектам. Расходы падают, а ROI растет — это ли не то, к чему мы все стремимся.