После G GATE CAMP в Белграде команда G GATE поставила перед собой амбициозную цель — сделать следующую конференцию еще более масштабной. И это удалось — G GATE CONF стала рекордной по количеству гостей среди всех СНГ-ивентов в affiliate-нише. Программа включала не только основное двухдневное мероприятие, но и роскошную церемонию G GATE Awards, а также музыкальный outdoor-фестиваль.
Мы заглянули за кулисы и узнали у организаторов, как проходила подготовка проекта. Саша Волкова, Лиана Нуреева и Мила Конарева из команды G GATE рассказали, чем формат G GATE CONF отличается от классических конференций, как отрабатывали сомнения спонсоров на раннем этапе организации и с какими форс-мажорами столкнулись во время ивента.
От идеи до реализации: 9 месяцев подготовки
Подготовка G GATE CONF 2025 началась уже в октябре 2024 года, спустя всего месяц после ивента в Белграде. Для начала организаторам нужно было определить страну проведения конференции.
«Приоритетными пунктами при выборе локации для нас стали:
1. Легализованная и развитая игорная деятельность в стране.
2. Безвизовый въезд и удобные перелеты из любой точки мира за адекватные деньги.
Конечно, мы рассматривали другие ГЕО, но Грузия собрала больше всего баллов».
Саша Волкова, Head of event G GATE
После выбора места проведения предстояло решить огромный пул задач: от определения площадки и разработки формата до переговоров со спонсорами и координации работы множества подрядчиков.
Выбор места и создание уникального формата
С выбором площадки для основной части конференции проблем не возникло. ЭКСПО в Тбилиси с первого взгляда выглядел идеальным решением.
«Сначала локация казалась сложносочиненной и нелогичной, но это был вопрос времени. Уже через час ты кайфуешь от водоемов в местном парке, пения птиц и буйной зелени».
Саша Волкова, Head of event G GATE
Павильоны могут показаться небольшими, но площадка оказалась вместительной и комфортной даже для пяти тысяч участников. Но главное — она позволяла реализовать уникальную концепцию, которая стала фирменной фишкой G GATE.
Параллельно с организацией ивента шла активная работа со спонсорами — еще один обширный фронт подготовки.
Работа со спонсорами
На начальной стадии планирования спонсоры переживали о масштабе проекта и количестве участников. G GATE впервые проводили такую крупную конференцию.
Команда проекта понимала риски и занялась продвижением конференции уже с начала года. С января по конец июня affiliate-комьюнити в прямом эфире наблюдало за тем, как рождается G GATE CONF: анонсы, тизеры, намеки и промо-акции мелькали во всех Telegram-каналах сферы. Пожалуй самой необычной активностью стало TMA от G GATE, в котором каждый мог собрать свой фэнтези-состав спикеров и копить G Coins, чтобы потом потратить их на призы от спонсоров.
Ставка на качественный маркетинг сработала, и команда смогла полностью распродать все партнерские интеграции.
При формировании стоимости билетов проводили анализ рынка и соотносили цены с предлагаемым контентом. Но главным приоритетом была доступность.
«Глобально некоторые наши билеты стоили сильно дешевле, чем то, что мы в них включили. Нам было важно сделать конференцию доступной для всех желающих».
Мила Конарева, Chief Sales Office G GATE
Самой популярной категорией стал билет G Member с оптимальным соотношением цены и наполнения: доступ на конференцию, бизнес-ланч и Afterparty.
Организационная кухня трех масштабных событий
За любым ивентом скрывается колоссальная работа по координации всех подрядчиков. В случае G GATE CONF только по части Awards и Afterparty было задействовано около 11 различных компаний.
Партнеров выбирали через тендеры, учитывая предлагаемый прайс и портфолио с кейсами. C частью проверенных подрядчиков организаторы сотрудничают из года в год.
Работа с локациями проходила поэтапно:
1. Скаутинг — за шесть месяцев до события для выбора оптимальных площадок.
2. Промежуточный визит — за четыре месяца до ивента для предметного обсуждения проекта с основными застройщиками.
3. Приезд перед застройкой — за неделю до начала для финальной координации.
4. Финальные дни — этап застройки, когда менеджеры практически не покидают площадку.
G GATE CONF 2025 фактически объединил три самостоятельных мероприятия, каждое со своей спецификой организации и техническими особенностями.
Основная конференция: зонирование и форс-мажоры
Команда G GATE создала принципиально новый концепт конференции вместо привычного формата «экспо-зона, курилка и зал с докладами». В зоне ивента были два отдельных павильона, чилл-зоны на свежем воздухе, прогулочное пространство и локации для неформального общения.
Но форс-мажоры случаются даже при самой тщательной подготовке. Команда оказалась не готова к настолько жаркому дню в первый день конференции.
«Мы свезли все возможные вентиляторы города и уличные зонты в ЭКСПО. Бесплатно раздавали людям воду в зоне регистрации и на территории комплекса. Охлаждали помещения перед вторым днем конференции. Как итог — вызвали дождь с похолоданием».
Саша Волкова, Head of event G GATE
G GATE Awards: «Оскар», роскошь и камерная атмосфера
Торжественное награждение G GATE Awards проводилось на отдельной площадке.
Для Awards была задумана сложная реализация сцены: пол, задняя стенка в два этажа и потолок, полностью покрытые экранами. Но за месяц до ивента такую застройку запретили.
Пол из экранов стал невозможен из-за хедлайнера с барабанной установкой в райдере. Потолок мог не выдержать такой нагрузки и рухнуть. После долгих переговоров с площадкой пришлось отказаться от части экранов, сохранив несколько над сценой.
Особое внимание уделили наградам — их разработали собственные дизайнеры G GATE.
Afterparty: громкое завершение
Вечеринки от G GATE уже стали легендарными в сфере. Не стал исключением и Afterparty в Тбилиси, который прошел в яхт-клубе. Выбор пал на площадку по нескольким причинам: вместимость пространства, близость к городу, возможность шуметь без ограничений и живописные виды на Тбилисское море.
Однако и здесь не обошлось без форс-мажора. VIP-зона на крытой барже рядом с яхт-клубом в какой-то момент оказалась переполнена гостями. Судно не было предназначено для такого количества людей, и его начало кренить. Ситуацию удалось нормализовать, но начался нежданный дождь.
Однако даже он не помешал гостям оторваться под выступления хедлайнеров Afterparty. Ими стали Aarne, Big Baby Tape и T-Fest. Атмосфера получилась невероятной.
Финальным аккордом мероприятия стал красочный праздничный салют в ночном небе Тбилиси.
Что дальше: уже планируется следующий ивент
Результаты G GATE CONF 2025 превзошли все ожидания. Спонсоры писали с просьбами забронировать стенды на следующий ивент прямо в день конференции.
«Некоторые партнеры сразу просили зафиксировать за ними те же стенды, которые у них уже были. Для нас это лучший комплимент!»
Мила Конарева, Chief Sales Office G GATE
После такого интенсивного проекта организаторам нужно время на восстановление. У каждого свой рецепт отдыха: полноценный сон и прогулки с собакой у Саши, чтение книг и спа-процедуры у Милы.
Судя по предзаказам и просьбам спонсоров, следующая G GATE CONF уже не за горами. И если первая конференция установила рекорд СНГ по количеству участников, то остается только гадать, что готовит команда на следующий год. Одно ясно точно: G GATE снова поднимет планку еще выше.
